Partenaire RH, cabinet de recrutement des cadres à fort potentiel, recrute pour le compte de ses clients, multinationales de services de renomée de renommée sur Casablanca et Marrakech, des assistantes bilingues confirmées.
DESCRIPTION DU POSTE
- Rédiger, élaborer et traiter tout type de correspondances (commerciale, administrative, juridique, financière, …
- Assurer l’enregistrement et le dispatching du courrier Envoi / Réception selon les meilleurs règles de traçabilité, de fiabilité et d’acheminement (destinataires internes, clients, fournisseurs, prestataires, administration, …)
- Concevoir et mettre en place un système procédural de gestion documentaire
- Réaliser des traductions en cas de besoin (Arabe / Français / Anglais)
- Veiller au bon classement et archivage des documents administratifs, comptables, juridiques, commerciaux, catalogues, correspondances
- Gérer, organiser et planifier l’agenda de la Direction Générale et en assurer la mise à jour en temps réel
- Filtrer, coordonner et communiquer l’information selon les priorités et l’importance
- Vérifier le courrier à soumettre à la Direction Générale et en assurer la conformité aux procédures internes (chiffrage, bon de commande, paiement, contrat, facture, note de frais, ….)
- Accueillir les visiteurs selon les règles de l’art
- Assurer la gestion des appels téléphoniques entrée / sortie selon des bases d’efficacité, d’optimisation et de satisfaction des interlocuteurs
- Gérer les événements ponctuels organisés par la Direction Générale (réception, foire, forum, conférence, ….) conformément au budgets alloués et dans les délais fixés
- Veiller au bon déroulement des déplacements de la Direction Générales (planification, réservation transport, agence de voyage, hôtel, location de voiture, ….)
- Prospecter et créer une base de données prestataires et fournisseurs (fournitures, voyages, cérémonies, …) selon des conditions de délais et de prix préférentiels
- En général, assurer l’ensemble des attributions de l’assistanat de la Direction Générale
- Exécuter tout travail ou mission demandé par la hiérarchie
COMPETENCES PARTICULIERES REQUISES
Formation / Connaissances / Compétences métier
+ 5 ans de pratique réussie d’une fonction similaire dans un environnement structuré et ouvert à l’international principalement dans des entreprises de services (agence com, tourisme, télémarketing, import / Export, logistique)
Personnalité/Profil comportemental
Autres(langues, niveau informatique…)
- Formation : Bac + 2 ou maitrise en secrétariat, marketing ou gestion
- Excellente maitrise des attributions de l’assistanat à une Direction Générale
- Connaissance dans le domaine de gestion et organisation des cérémonies et déplacements (agence de voyages, transport, hôtellerie, …)
- Connaissance en comptabilité et techniques de gestion documentaire
+ 5 ans de pratique réussie d’une fonction similaire dans un environnement structuré et ouvert à l’international principalement dans des entreprises de services (agence com, tourisme, télémarketing, import / Export, logistique)
Personnalité/Profil comportemental
- Dynamique
- Excellent relationnel
- Bonne capacité de communication à l’écrit comme à l’oral
- Organisée et disposant d’un esprit d’anticipation et réactivité
- Bonne présentation
- Sens de la discrétion
- Capacité à supporter le stress et à gérer plusieurs aléas simultanément
Autres(langues, niveau informatique…)
- Complètement trilingue Français / Anglais / Arabe
- Une autre langue étrangère est un atout supplémentaire
- Bonne compétences rédactionnelles
- Maitrise de l’outils informatique ( MS Office, Tableurs, Power point, internet, …)
- La connaissance de l’infographie et en administration web est souhaitable
- Genre:F
- Age entre 27 et 40
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